Ce document décrit les règles applicables aux données personnelles sur le site de ZEGGER TECH Sp. z o.o. ainsi qu’aux échanges engagés au moyen des formulaires qui y sont disponibles. Il vise à expliquer pourquoi nous demandons certaines données, ce qui advient d’une demande et où adresser une requête concernant ses données. Il ne constitue ni des conditions de vente ni un consentement au marketing.
Qui est responsable des données et comment le contacter ?
Le responsable du traitement est ZEGGER TECH Sp. z o.o., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk, NIP 1231425415, KRS 0000770654. Pour toute question relative aux données ou à l’exercice des droits, vous pouvez écrire à [email protected] ou envoyer un courrier à l’adresse indiquée. Merci de préciser l’objet de votre message afin que nous puissions le transmettre à la personne compétente.
Quelles catégories de données pouvons-nous recevoir ?
Cela dépend du mode de contact choisi. Nous pouvons recevoir le nom et le prénom, une adresse e-mail professionnelle ou privée, un numéro de téléphone, le nom de l’entreprise, les données nécessaires à une offre ou à une commande, l’adresse du projet, le contenu des échanges et les fichiers envoyés. Le formulaire de demande de devis peut également contenir des informations sur le système de clôture, les dimensions, les portails, le délai et le transport. Les demandes de distribution peuvent inclure les données du représentant d’une entreprise.
Dans le cadre d’un recrutement, les données du formulaire et du CV peuvent être traitées, notamment les informations relatives à la formation, aux qualifications et à l’expérience professionnelle, lorsqu’elles sont nécessaires pour le poste. La simple visite du site peut entraîner le traitement de données techniques de connexion, comme l’adresse IP, l’heure de la requête et les informations sur le navigateur. Les données collectées par des services externes dépendent des services effectivement activés.
D’où proviennent les données ?
Le plus souvent, la personne nous communique elle-même ses données en nous écrivant, en nous appelant ou en remplissant un formulaire. Les données d’un représentant d’entreprise peuvent également nous être transmises par son employeur ou un collègue dans le cadre d’une demande ou d’une commande. Un dossier de projet, un échange ou une référence peuvent contenir des données d’autres personnes qui ne nous les ont pas envoyées elles-mêmes.
Pour les données reçues indirectement, il convient d’évaluer l’obligation prévue à l’art. 14 du RGPD : en principe, l’information est fournie au plus tard dans un délai d’un mois, lors du premier contact avec la personne ou avant la première communication des données à un destinataire, selon la situation et les exceptions prévues par la loi. Une copie de référence comportant un nom ou une signature exige une base distincte et une évaluation de l’étendue de la divulgation publique ; le simple fait de recevoir le document ne vaut pas autorisation de le publier librement.
À quelles fins et sur quelles bases traitons-nous les données ?
Chaque finalité exige sa propre base juridique. Le traitement n’est pas légal du seul fait qu’un formulaire contient une case à cocher.
Le tableau peut défiler horizontalement.
| Cel | Base juridique et limites |
|---|---|
| Réponse à une demande et établissement d’un devis pour une personne physique | Art. 6, paragraphe 1, point b du RGPD, lorsque des mesures prises à la demande de la personne sont nécessaires avant la conclusion d’un contrat. |
| Contact avec un représentant d’entreprise et collaboration B2B | Art. 6, paragraphe 1, point f du RGPD : intérêt légitime à communiquer et à gérer la relation commerciale, après évaluation des droits et des attentes de la personne. |
| Exécution d’une commande et facturation | Art. 6, paragraphe 1, point b pour un contrat avec une personne physique, point f pour les contacts B2B nécessaires et point c pour des obligations fiscales ou comptables précises. |
| Traitement des réclamations et des défauts d’un produit | Art. 6, paragraphe 1, point b en lien avec l’exécution d’une obligation, point c pour les obligations légales précises et point f pour la gestion nécessaire des réclamations ; aucun consentement au marketing n’est requis. |
| Constatation, exercice ou défense de droits précis en justice | Art. 6, paragraphe 1, point f du RGPD, uniquement dans la mesure réellement nécessaire ; cette base ne permet pas de conserver indéfiniment toutes les données. |
| Newsletter et marketing complémentaire | Art. 6, paragraphe 1, point a du RGPD lorsque le consentement est retenu comme base ; s’y ajoute le consentement préalable à l’utilisation du canal de communication pour des informations commerciales conformément à l’art. 398 de la PKE. |
| Recrutement | Art. 6, paragraphe 1, point c ou b dans la mesure prévue par le droit du travail et par les démarches nécessaires au recrutement concerné ; point a pour les données supplémentaires et pour un recrutement futur distinct, selon les conditions applicables. |
| Sécurité du site | Art. 6, paragraphe 1, point f, lorsque certaines données techniques sont nécessaires pour détecter les abus et protéger les services, après examen de la proportionnalité. |
Contact, devis et commandes
Les données figurant dans un message servent à répondre et à poursuivre l’échange engagé par son expéditeur. Les informations techniques et les pièces jointes d’une demande de devis aident à en définir le périmètre. Une estimation indicative ne garantit ni le prix final ni la conclusion d’un contrat. Le simple fait de fournir une adresse e-mail pour recevoir une réponse ne vaut pas inscription à une newsletter.
Pour une demande émanant d’une personne physique, l’art. 6, paragraphe 1, point b du RGPD peut constituer la base des démarches précontractuelles ; pour un échange avec le représentant d’une entreprise, il peut s’agir de l’art. 6, paragraphe 1, point f. En cas de commande, nous traitons les données nécessaires à son exécution ; les documents de vente peuvent relever des obligations fiscales et comptables de l’art. 6, paragraphe 1, point c. Des réclamations précises peuvent justifier une conservation limitée sur la base du point f, mais non la conservation sans limite de toute la correspondance.
Newsletter et communications marketing
L’inscription à la newsletter est un choix distinct de la prise de contact commerciale, d’une commande ou du dépôt d’un CV. Si l’entreprise propose une newsletter, elle utilise pour l’envoi l’adresse fournie à cette fin ainsi que les informations nécessaires à la gestion de l’inscription, du retrait du consentement et de la preuve des modalités de ce consentement. Le consentement au marketing ne peut être une condition pour répondre à une demande ou examiner une candidature.
Les informations commerciales envoyées par e-mail, téléphone ou un autre canal visé à l’art. 398 de la loi polonaise sur les communications électroniques exigent le consentement préalable de l’utilisateur final, adapté à la finalité et au canal. Ce consentement peut être retiré sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur. Après un désabonnement, l’entreprise peut devoir conserver une information minimale pour respecter le refus et prouver sa prise en compte, sans maintenir sans justification un profil marketing complet.
Recrutement et documents des candidats
Les données d’un candidat servent à évaluer sa candidature à un poste déterminé, à le contacter et à mener le recrutement. L’art. 22[1] du Code du travail polonais définit les données qu’un employeur peut demander. Les informations sur la formation, les qualifications et l’expérience professionnelle ne sont demandées que dans la mesure nécessaire au type de travail ou au poste. Les données supplémentaires fournies à l’initiative du candidat ou demandées par l’employeur nécessitent une évaluation distincte de leur base juridique, notamment au regard de l’art. 22[1a].
Un CV peut contenir par inadvertance des catégories particulières de données, par exemple des informations de santé. Nous demandons de ne pas les inclure si elles ne sont pas nécessaires. Leur traitement exige le respect de conditions supplémentaires du RGPD et du Code du travail ; l’art. 22[1b] lie le consentement à ces données particulières à l’initiative de la personne candidate. L’absence de consentement pour des données supplémentaires ne peut entraîner un traitement défavorable. La participation à de futurs recrutements constitue une finalité distincte et volontaire ; elle n’est pas une condition à l’examen de la candidature actuelle.
Site, statistiques et outils externes
Lors d’une visite du site, le serveur peut recevoir l’adresse IP, l’heure de la requête, l’adresse de la ressource, des informations sur le navigateur et des données relatives aux erreurs.
Les détails sur les technologies utilisées et les choix des utilisateurs figurent dans la Politique de confidentialité et des cookies correspondante. Des outils externes, comme une carte, une protection de formulaire ou un widget d’avis, peuvent établir leurs propres connexions avec leur fournisseur ; cela ne signifie pas automatiquement que le contenu de la demande lui est transmis.
Une estimation indicative ne constitue pas, à elle seule, une décision produisant des effets juridiques au sens de l’art. 22 du RGPD.
À qui les données peuvent-elles être communiquées ?
L’accès aux données doit être limité aux personnes autorisées à traiter les demandes, les commandes, les recrutements et à assurer la maintenance du site, dans la limite de leurs missions. Des prestataires chargés de l’hébergement, de la messagerie, du système du site et des outils de communication nécessaires peuvent traiter les données pour notre compte. ZEGGER utilise dhosting pour l’hébergement et la messagerie. Selon le dossier, un organisme public habilité ou un conseiller professionnel soumis à la confidentialité peut aussi en être destinataire.
Les données sont-elles transférées hors de l’Espace économique européen ?
Lorsqu’un traitement implique un transfert de données hors de l’EEE, le responsable du traitement doit préciser le mécanisme applicable du chapitre V du RGPD : décision d’adéquation, garanties appropriées au titre de l’art. 46 et manière d’en obtenir une copie, ou autre base pertinente. Les dérogations de l’art. 49 concernent des situations particulières et ne remplacent pas systématiquement les garanties.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Le RGPD impose de limiter la conservation à la durée nécessaire à la finalité poursuivie.
La fourniture de données est-elle obligatoire ?
Pour une demande ordinaire, fournir des coordonnées permettant de répondre est facultatif. Sans adresse e-mail ni autre canal de contact indiqué, l’entreprise ne pourra toutefois pas donner suite. Un formulaire peut techniquement imposer certains champs, par exemple le nom et l’adresse e-mail ; cela ne signifie pas que chacun de ces champs est obligatoire en vertu de la loi. Les détails techniques, le numéro de téléphone ou une pièce jointe ne sont nécessaires que si le type de demande le justifie.
Pour une commande, certaines données peuvent être nécessaires à la conclusion ou à l’exécution du contrat et à l’établissement des documents exigés par la loi. Dans le recrutement, les données que l’employeur peut demander découlent principalement de l’art. 22[1] du Code du travail polonais et des besoins du poste. Le consentement supplémentaire aux recrutements futurs et le consentement au marketing restent facultatifs. Leur absence ne doit pas empêcher une réponse de base ou la participation au recrutement en cours.
Quels sont les droits de la personne concernée ?
La personne peut demander l’accès à ses données, en obtenir une copie, faire rectifier les informations inexactes et obtenir la limitation du traitement dans les cas prévus par la loi. Le droit à l’effacement n’est pas absolu : les données peuvent être conservées lorsqu’une disposition l’exige ou lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre en cause les opérations légalement réalisées avant le retrait.
Une opposition au traitement fondé sur l’art. 6, paragraphe 1, point f est examinée au regard de la situation de la personne et des motifs légitimes du responsable du traitement. L’opposition à la prospection directe n’a pas à être motivée et met fin à ce traitement. Le droit à la portabilité ne s’applique que si le traitement repose sur le consentement ou un contrat, est automatisé et porte sur des données fournies par la personne. Les droits ne sont pas identiques pour chaque base juridique ni pour chaque document.
Comment présenter une demande ou déposer une plainte ?
Pour toute question concernant vos données, vous pouvez écrire à [email protected] ou adresser un courrier au responsable du traitement. Il est utile de préciser le formulaire utilisé et la date approximative de votre prise de contact. La vérification de l’identité doit rester proportionnée : une copie de pièce d’identité n’est pas systématiquement requise et des informations complémentaires ne peuvent être demandées qu’en cas de doute justifié.
Nous répondons sans retard injustifié, en principe dans un délai d’un mois. Si les demandes sont complexes ou nombreuses, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; la personne est informée de la prolongation et de ses motifs au cours du premier mois. Tout refus doit être expliqué. Une plainte peut être déposée auprès du président de l’UODO à l’adresse ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa ; il n’est pas nécessaire d’avoir contacté ZEGGER auparavant.
Protection des données et mise à jour des informations
Le responsable du traitement doit choisir des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, à la nature des données et à leur utilisation. Un bref message de contact ne demande pas la même protection qu’un CV ou un projet de construction contenant les données de plusieurs personnes. Il faut limiter les accès, contrôler les autorisations, stocker et supprimer les données en toute sécurité et prévoir la gestion des violations.
Ces informations doivent être mises à jour lorsque changent la finalité, la base juridique, le prestataire, la durée de conservation ou le fonctionnement d’un formulaire.