Ten dokument opisuje zasady dotyczące danych osobowych w serwisie ZEGGER TECH Sp. z o.o. oraz w korespondencji rozpoczętej przez dostępne w nim formularze. Ma pomóc zrozumieć, dlaczego prosimy o dane, co dzieje się z zapytaniem i gdzie można skierować żądanie dotyczące swoich danych. Nie jest regulaminem zakupów ani zgodą na marketing.
Kto odpowiada za dane i jak się skontaktować?
Administratorem danych jest ZEGGER TECH Sp. z o.o., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk, NIP 1231425415, KRS 0000770654. W sprawach dotyczących danych i realizacji praw można pisać na [email protected] lub listownie na wskazany adres. Prosimy opisać, jakiej sprawy dotyczy wiadomość, abyśmy mogli skierować ją do właściwej osoby.
Jakie rodzaje danych mogą do nas trafić?
Zakres zależy od wybranego sposobu kontaktu. Możemy otrzymać imię i nazwisko, służbowy lub prywatny adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, dane potrzebne do oferty lub zamówienia, adres inwestycji, treść korespondencji oraz przesłane pliki. Formularz ofertowy może dodatkowo zawierać informacje o systemie ogrodzenia, wymiarach, bramach, terminie i transporcie. W zgłoszeniach dystrybutorskich mogą pojawić się dane osoby reprezentującej przedsiębiorcę.
W rekrutacji mogą być przetwarzane dane z formularza i CV, w tym informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i dotychczasowej pracy, jeśli są potrzebne dla stanowiska. Samo odwiedzenie strony może wiązać się z przetwarzaniem technicznych danych połączenia, takich jak adres IP, czas żądania i informacje o przeglądarce. Zakres danych zbieranych przez zewnętrzne usługi zależy od tego, które z nich faktycznie uruchomiono.
Skąd pochodzą dane?
Najczęściej dane podaje nam sama osoba, pisząc, dzwoniąc lub wypełniając formularz. Dane przedstawiciela firmy mogą też trafić do nas od jego pracodawcy albo współpracownika w związku z zapytaniem lub realizacją zamówienia. Dokument projektu, korespondencja lub referencja mogą zawierać dane innych osób, które nie przesłały ich nam samodzielnie.
Dla danych otrzymanych pośrednio trzeba ocenić obowiązek z art. 14 RODO: co do zasady informację przekazuje się najpóźniej w ciągu miesiąca, przy pierwszym kontakcie z osobą albo przed pierwszym ujawnieniem danych odbiorcy, zależnie od sytuacji i ustawowych wyjątków. Skan referencji z nazwiskiem lub podpisem wymaga osobnej podstawy i oceny zakresu publicznego ujawnienia; samo otrzymanie dokumentu nie oznacza zgody na dowolną publikację.
W jakich celach i na jakich podstawach przetwarzamy dane?
Każdy cel wymaga własnej podstawy. Przetwarzanie nie staje się legalne tylko dlatego, że formularz zawiera checkbox.
Tabelę możesz przewijać w poziomie.
| Cel | Podstawa i granice |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i wycena dla osoby fizycznej | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy działania na żądanie osoby są potrzebne przed zawarciem umowy. |
| Kontakt z przedstawicielem firmy i współpraca B2B | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: uzasadniony interes w komunikacji i obsłudze relacji gospodarczej, po ocenie praw i oczekiwań osoby. |
| Realizacja zamówienia i rozliczenia | Art. 6 ust. 1 lit. b dla umowy z osobą fizyczną, lit. f dla potrzebnego kontaktu B2B oraz lit. c dla konkretnych obowiązków podatkowych lub rachunkowych. |
| Obsługa reklamacji i wad produktu | Art. 6 ust. 1 lit. b w związku z wykonaniem zobowiązania, lit. c w zakresie konkretnych obowiązków wynikających z prawa oraz lit. f dla niezbędnej obsługi roszczeń; bez wymogu zgody marketingowej. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona konkretnych roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, wyłącznie w zakresie rzeczywiście potrzebnym; nie jest to podstawa do przechowywania wszystkiego bez końca. |
| Newsletter i dodatkowy marketing | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy wybrano zgodę jako podstawę; dodatkowo uprzednia zgoda na użycie kanału komunikacji do informacji handlowej zgodnie z art. 398 PKE. |
| Rekrutacja | Art. 6 ust. 1 lit. c lub b w zakresie wynikającym z prawa pracy i działań niezbędnych w danym naborze; lit. a dla dodatkowych danych i odrębnej przyszłej rekrutacji, zgodnie z właściwymi warunkami. |
| Bezpieczeństwo serwisu | Art. 6 ust. 1 lit. f, jeżeli określone dane techniczne są potrzebne do wykrywania nadużyć i ochrony usług, po ocenie proporcjonalności. |
Kontakt, oferta i zamówienia
Dane z wiadomości służą odpowiedzi i dalszej rozmowie o sprawie rozpoczętej przez nadawcę. Informacje techniczne i załączniki z formularza ofertowego pomagają ustalić zakres oferty. Orientacyjna kalkulacja nie gwarantuje ceny ani zawarcia umowy. Samo podanie adresu e-mail do odpowiedzi nie oznacza zapisu na newsletter.
Dla zapytania osoby fizycznej odpowiednią podstawą działań przed umową może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla kontaktu z przedstawicielem firmy - art. 6 ust. 1 lit. f. Gdy dochodzi do zamówienia, przetwarzamy dane potrzebne do jego wykonania; dokumenty sprzedaży mogą podlegać obowiązkom podatkowym i rachunkowym z art. 6 ust. 1 lit. c. Konkretne roszczenia mogą uzasadniać ograniczoną retencję na podstawie lit. f, nie zaś bezterminowe zachowanie całej korespondencji.
Newsletter i komunikacja marketingowa
Zapis na newsletter jest odrębnym wyborem od kontaktu handlowego, zamówienia oraz złożenia CV. Jeżeli firma prowadzi newsletter, do jego wysyłki używa adresu podanego w tym celu i informacji potrzebnych do obsługi zapisu, wycofania zgody oraz wykazania, jak została udzielona. Zgoda na marketing nie może być warunkiem odpowiedzi na zapytanie lub przyjęcia aplikacji.
Informacje handlowe przesyłane e-mailem, telefonicznie lub innym kanałem objętym art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej wymagają uprzedniej zgody użytkownika końcowego odpowiedniej do celu i kanału. Zgodę można cofnąć; cofnięcie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Po rezygnacji firma może potrzebować minimalnej informacji pozwalającej respektować odmowę i wykazać jej obsługę, bez utrzymywania pełnego profilu marketingowego bez uzasadnienia.
Rekrutacja i dokumenty kandydatów
Dane kandydata są używane do oceny zgłoszenia na konkretne stanowisko, kontaktu i przeprowadzenia naboru. Art. 22[1] Kodeksu pracy określa dane, których pracodawca może żądać. Informacji o wykształceniu, kwalifikacjach i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia żąda się w zakresie niezbędnym dla rodzaju pracy lub stanowiska. Dodatkowe dane przekazane z inicjatywy kandydata lub na prośbę pracodawcy wymagają odrębnej oceny podstawy, w tym art. 22[1a].
CV może przypadkowo zawierać szczególne kategorie danych, na przykład dane o zdrowiu. Nie prosimy o zamieszczanie takich informacji, jeśli nie są potrzebne. Ich przetwarzanie wymaga dodatkowych warunków RODO i Kodeksu pracy; art. 22[1b] wiąże zgodę na dane szczególne z inicjatywą osoby ubiegającej się o pracę. Brak zgody na dodatkowe dane nie może powodować niekorzystnego traktowania. Udział w przyszłych rekrutacjach stanowi osobny, dobrowolny cel, który nie jest warunkiem rozpatrzenia obecnego zgłoszenia.
Serwis, statystyki i narzędzia zewnętrzne
Podczas korzystania ze strony serwer może otrzymać adres IP, czas żądania, adres zasobu, informacje o przeglądarce i błędy.
Szczegóły technologii i wyboru użytkownika należą do powiązanej Polityki prywatności i cookies. Zewnętrzne narzędzia, takie jak mapa, ochrona formularza lub widżet opinii, mogą tworzyć osobne połączenia z dostawcą; nie oznacza to automatycznie przekazania mu treści zapytania.
Kalkulacja poglądowa nie jest sama przez się decyzją wywołującą skutek prawny z art. 22 RODO.
Komu dane mogą być ujawniane?
Dostęp do danych powinny mieć osoby upoważnione do obsługi zapytań, zamówień, rekrutacji i utrzymania serwisu w zakresie swoich zadań. Dane mogą być powierzone podmiotom utrzymującym hosting, pocztę, system strony i potrzebne narzędzia komunikacji. ZEGGER korzysta z dhosting w zakresie hostingu i poczty. W zależności od sprawy odbiorcą może być także uprawniony organ publiczny albo profesjonalny doradca zobowiązany do poufności.
Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy?
Gdy przetwarzanie obejmuje przekazanie danych poza EOG, administrator powinien wskazać właściwy mechanizm z rozdziału V RODO: decyzję o adekwatności, odpowiednie zabezpieczenia z art. 46 oraz sposób otrzymania ich kopii albo inną właściwą podstawę. Wyjątki z art. 49 służą szczególnym sytuacjom, a nie rutynowemu zastąpieniu zabezpieczeń.
Jak długo dane będą przechowywane?
RODO wymaga ograniczenia przechowywania do okresu potrzebnego dla celu.
Czy podanie danych jest obowiązkowe?
W zwykłym zapytaniu podanie danych pozwalających odpowiedzieć jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail lub innego wskazanego kanału kontaktu firma nie będzie mogła wrócić z odpowiedzią. Formularz może technicznie wymagać określonych pól, na przykład imienia i adresu e-mail; nie znaczy to, że każde takie pole jest obowiązkowe na mocy ustawy. Szczegóły techniczne, numer telefonu lub załącznik są potrzebne tylko wtedy, gdy wynikają z konkretnego rodzaju sprawy.
Przy zamówieniu część danych może być konieczna do zawarcia lub wykonania umowy oraz wystawienia dokumentów wymaganych prawem. W rekrutacji zakres danych, których pracodawca może żądać, wynika przede wszystkim z art. 22[1] Kodeksu pracy i potrzeb stanowiska. Dodatkowa zgoda na przyszłe rekrutacje oraz zgoda marketingowa pozostają opcjonalne. Brak takiej zgody nie powinien blokować podstawowej odpowiedzi lub udziału w bieżącym naborze.
Jakie prawa przysługują osobie?
Osoba może żądać dostępu do swoich danych, kopii danych, sprostowania nieprawidłowych informacji oraz ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem. Prawo do usunięcia nie działa bezwarunkowo: dane mogą pozostać, gdy wymaga tego przepis lub są potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Przy przetwarzaniu na podstawie zgody można ją cofnąć w dowolnym momencie; nie unieważnia to działań zgodnych z prawem sprzed cofnięcia.
Sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f rozpatruje się z uwzględnieniem sytuacji osoby i prawnie uzasadnionych powodów administratora. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia i kończy takie przetwarzanie. Prawo do przenoszenia danych przysługuje tylko, gdy podstawą jest zgoda lub umowa, przetwarzanie odbywa się automatycznie, a dane zostały dostarczone przez osobę. Prawa nie są identyczne dla każdej podstawy i każdego dokumentu.
Jak zgłosić wniosek lub skargę?
W sprawie swoich danych można napisać na [email protected] albo wysłać pismo na adres administratora. Warto wskazać użyty formularz i przybliżoną datę kontaktu. Weryfikacja tożsamości powinna być proporcjonalna: skan dokumentu nie jest rutynowym wymogiem, a dodatkowych informacji można zażądać przy uzasadnionych wątpliwościach.
Odpowiedź następuje bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy złożonych lub licznych wnioskach termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące, zawiadamiając o tym i powodach w ciągu pierwszego miesiąca. Odmowę należy wyjaśnić. Osoba może wnieść skargę do Prezesa UODO: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; wcześniejszy kontakt z ZEGGER nie jest warunkiem skargi.
Ochrona danych i aktualizacja informacji
Administrator powinien dobierać środki techniczne i organizacyjne do ryzyka, rodzaju danych i sposobu korzystania z nich. Innej ochrony wymaga krótka wiadomość kontaktowa, a innej dokument CV lub projekt budowlany zawierający dane wielu osób. Niezbędne jest ograniczenie dostępu, kontrola uprawnień, bezpieczne przechowywanie, usuwanie i postępowanie w razie naruszenia.
Treść tej informacji należy zmieniać, gdy zmieni się cel, podstawa, dostawca, okres przechowywania lub sposób działania formularza.