Tento dokument popisuje pravidla ochrany osobních údajů na webu společnosti ZEGGER TECH Sp. z o.o. a v komunikaci zahájené prostřednictvím formulářů na tomto webu. Má vysvětlit, proč o údaje žádáme, co se děje s dotazem a kam lze zaslat žádost týkající se vašich údajů. Nejde o obchodní podmínky nákupu ani souhlas s marketingem.
Kdo odpovídá za osobní údaje a jak ho kontaktovat?
Správcem osobních údajů je ZEGGER TECH Sp. z o.o., ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk, NIP 1231425415, KRS 0000770654. Ve věcech týkajících se údajů a uplatňování práv můžete napsat na [email protected] nebo poslat dopis na uvedenou adresu. Uveďte, čeho se vaše zpráva týká, abychom ji mohli předat příslušné osobě.
Jaké druhy osobních údajů můžeme získat?
Rozsah závisí na zvoleném způsobu kontaktu. Můžeme získat vaše jméno a příjmení, pracovní nebo osobní e-mailovou adresu, telefonní číslo, název firmy, údaje potřebné k přípravě nabídky nebo objednávky, adresu realizace, obsah korespondence a zaslané soubory. Poptávkový formulář může navíc obsahovat informace o oplocovacím systému, rozměrech, branách, termínu a dopravě. V dotazech distributorů se mohou objevit údaje osoby zastupující podnikatele.
Při náboru mohou být zpracovávány údaje z formuláře a životopisu, včetně informací o vzdělání, kvalifikaci a dosavadní praxi, pokud jsou pro danou pozici potřebné. Již návštěva webu může zahrnovat zpracování technických údajů o připojení, například IP adresy, času požadavku a informací o prohlížeči. Rozsah údajů shromažďovaných externími službami závisí na tom, které služby byly skutečně spuštěny.
Odkud osobní údaje pocházejí?
Nejčastěji nám údaje poskytuje sama osoba, když nám napíše, zavolá nebo vyplní formulář. Údaje zástupce firmy můžeme získat také od jeho zaměstnavatele nebo spolupracovníka v souvislosti s dotazem či objednávkou. Dokument k projektu, korespondence nebo reference mohou obsahovat údaje dalších osob, které nám je samy neposkytly.
U údajů získaných nepřímo je třeba posoudit povinnost podle čl. 14 GDPR: informace se zpravidla předávají nejpozději do jednoho měsíce, při prvním kontaktu s danou osobou nebo před prvním zpřístupněním údajů příjemci, podle okolností a zákonných výjimek. Naskenovaná reference se jménem nebo podpisem vyžaduje samostatný právní základ a posouzení rozsahu zveřejnění. Samotné obdržení dokumentu neznamená souhlas s jeho neomezeným zveřejněním.
Za jakými účely a na jakých právních základech údaje zpracováváme?
Každý účel vyžaduje vlastní právní základ. Zpracování není zákonné jen proto, že formulář obsahuje zaškrtávací políčko.
Tabulku můžete posouvat vodorovně.
| Cel | Právní základ a jeho meze |
|---|---|
| Odpověď na dotaz a příprava nabídky pro fyzickou osobu | Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud jsou kroky na žádost dané osoby nezbytné před uzavřením smlouvy. |
| Kontakt se zástupcem společnosti a spolupráce B2B | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na komunikaci a správě obchodního vztahu po posouzení práv a očekávání dané osoby. |
| Plnění objednávky a vyúčtování | Čl. 6 odst. 1 písm. b) pro smlouvu s fyzickou osobou, písm. f) pro nezbytnou komunikaci B2B a písm. c) pro konkrétní daňové nebo účetní povinnosti. |
| Vyřizování reklamací a vad výrobku | Čl. 6 odst. 1 písm. b) v souvislosti s plněním závazku, písm. c) pro konkrétní zákonné povinnosti a písm. f) pro nezbytné vyřizování nároků; bez požadavku na souhlas s marketingem. |
| Uplatnění, vymáhání nebo obhajoba konkrétních nároků | Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pouze v nezbytném rozsahu; nejde o právní základ pro neomezené uchovávání všeho. |
| Newsletter a další marketing | Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud byl jako právní základ zvolen souhlas; navíc předchozí souhlas s využitím komunikačního kanálu k obchodním sdělením podle čl. 398 PKE. |
| Nábor | Čl. 6 odst. 1 písm. c) nebo b) v rozsahu vyplývajícím z pracovního práva a úkonů nezbytných pro dané výběrové řízení; písm. a) pro další údaje a samostatný budoucí nábor podle příslušných podmínek. |
| Zabezpečení webu | Čl. 6 odst. 1 písm. f), pokud jsou konkrétní technické údaje potřebné k odhalování zneužití a ochraně služeb a jejich zpracování je přiměřené. |
Kontakt, nabídky a objednávky
Informace ze zprávy slouží k odpovědi a navazující komunikaci o záležitosti, kterou její odesílatel otevřel. Technické údaje a přílohy z poptávkového formuláře pomáhají určit rozsah nabídky. Orientační kalkulace nezaručuje cenu ani uzavření smlouvy. Poskytnutí e-mailové adresy za účelem odpovědi samo o sobě neznamená přihlášení k newsletteru.
U dotazu fyzické osoby může být vhodným právním základem pro kroky před uzavřením smlouvy čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, zatímco pro kontakt se zástupcem firmy může platit čl. 6 odst. 1 písm. f). Při objednávce zpracováváme údaje potřebné k jejímu vyřízení; na prodejní doklady se mohou vztahovat daňové a účetní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c). Konkrétní nároky mohou odůvodnit omezenou dobu uchovávání podle písm. f), nikoli neomezené uchovávání veškeré korespondence.
Newsletter a marketingová komunikace
Přihlášení k newsletteru je samostatnou volbou a nesouvisí s obchodním kontaktem, objednávkou ani zasláním životopisu. Pokud firma newsletter rozesílá, používá k tomu adresu poskytnutou za tímto účelem a údaje potřebné ke správě přihlášení, odvolání souhlasu a doložení způsobu jeho udělení. Souhlas s marketingem nesmí být podmínkou odpovědi na dotaz ani přijetí žádosti o zaměstnání.
Zasílání obchodních sdělení e-mailem, telefonicky nebo jiným kanálem podle čl. 398 polského zákona o elektronických komunikacích (PKE) vyžaduje předchozí souhlas koncového uživatele odpovídající účelu a komunikačnímu kanálu. Souhlas lze odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost dřívějšího zpracování. Po odhlášení může firma potřebovat uchovat minimum informací, aby mohla odmítnutí respektovat a doložit jeho vyřízení, aniž by bezdůvodně uchovávala celý marketingový profil.
Nábor a dokumenty uchazečů
Údaje uchazeče se používají k posouzení žádosti o konkrétní pozici, ke kontaktu a k provedení náboru. Čl. 22[1] zákoníku práce vymezuje údaje, které může zaměstnavatel požadovat. Informace o vzdělání, kvalifikaci a dosavadním zaměstnání se požadují v rozsahu nezbytném pro daný druh práce nebo pozici. Další údaje poskytnuté z podnětu uchazeče nebo na žádost zaměstnavatele vyžadují samostatné posouzení právního základu, včetně čl. 22[1a].
Životopis může neúmyslně obsahovat zvláštní kategorie údajů, například údaje o zdravotním stavu. O jejich uvedení nežádáme, pokud nejsou potřebné. Jejich zpracování podléhá dalším podmínkám GDPR a zákoníku práce; čl. 22[1b] spojuje souhlas se zpracováním zvláštních kategorií údajů s podnětem uchazeče o zaměstnání. Odmítnutí souhlasu s poskytnutím dalších údajů nesmí vést ke znevýhodnění. Účast v budoucích výběrových řízeních je samostatným dobrovolným účelem a není podmínkou posouzení aktuální žádosti.
Web, statistiky a externí nástroje
Při používání webu může server získat IP adresu, čas požadavku, adresu požadovaného zdroje, informace o prohlížeči a chybové údaje.
Podrobnosti o používaných technologiích a volbách uživatele jsou uvedeny v souvisejících Zásadách ochrany osobních údajů a cookies. Externí nástroje, například mapa, ochrana formuláře nebo widget s recenzemi, mohou navazovat samostatná spojení s poskytovatelem; to automaticky neznamená, že mu předávají obsah dotazu.
Orientační kalkulace sama o sobě nepředstavuje rozhodnutí s právními účinky podle čl. 22 GDPR.
Komu mohou být údaje zpřístupněny?
K údajům by měly mít přístup pouze osoby oprávněné v rámci svých úkolů vyřizovat dotazy a objednávky, zajišťovat nábor a spravovat web. Údaje mohou být svěřeny poskytovatelům hostingu, e-mailu, systému webu a potřebných komunikačních nástrojů. ZEGGER využívá dhosting pro hosting a e-mail. Podle povahy věci může být příjemcem také oprávněný orgán veřejné moci nebo odborný poradce vázaný povinností mlčenlivosti.
Jsou údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor?
Pokud zpracování zahrnuje předání údajů mimo EHP, měl by správce uvést příslušný mechanismus podle kapitoly V GDPR: rozhodnutí o odpovídající ochraně, vhodné záruky podle čl. 46 a způsob, jak získat jejich kopii, případně jiný použitelný právní základ. Výjimky podle čl. 49 jsou určeny pro zvláštní situace, nikoli jako běžná náhrada záruk.
Jak dlouho budou údaje uchovávány?
GDPR vyžaduje omezit dobu uchovávání na dobu nezbytnou pro daný účel.
Je poskytnutí údajů povinné?
U běžného dotazu je poskytnutí údajů potřebných k odpovědi dobrovolné, bez e-mailové adresy nebo jiného uvedeného kontaktního kanálu však firma nebude moci odpovědět. Formulář může technicky vyžadovat určitá pole, například jméno a e-mailovou adresu; neznamená to, že každé takové pole vyžaduje zákon. Technické údaje, telefonní číslo nebo příloha jsou potřeba pouze tehdy, pokud je vyžaduje konkrétní povaha věci.
U objednávky mohou být některé údaje potřebné k uzavření či plnění smlouvy a vystavení dokladů vyžadovaných zákonem. Při náboru vyplývá rozsah údajů, které může zaměstnavatel požadovat, především z čl. 22[1] zákoníku práce a z požadavků dané pozice. Dodatečný souhlas s budoucími výběrovými řízeními i souhlas s marketingem jsou dobrovolné. Jejich odmítnutí by nemělo bránit základní odpovědi ani účasti v probíhajícím náboru.
Jaká práva má subjekt údajů?
Osoba může požádat o přístup ke svým údajům, jejich kopii, opravu nepřesných údajů a omezení zpracování v případech stanovených zákonem. Právo na výmaz není bezpodmínečné: údaje mohou být uchovány, pokud to vyžaduje právní předpis nebo jsou potřebné k uplatnění, vymáhání či obhajobě nároků. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat; nemá to vliv na zákonnost úkonů provedených před jeho odvoláním.
Námitka proti zpracování podle čl. 6 odst. 1 písm. f) se posuzuje s ohledem na situaci dané osoby a závažné oprávněné důvody správce. Proti zpracování pro účely přímého marketingu lze vznést námitku bez udání důvodu a toto zpracování tím končí. Právo na přenositelnost údajů platí pouze tehdy, je-li právním základem souhlas nebo smlouva, zpracování probíhá automatizovaně a údaje poskytla daná osoba. Rozsah práv se liší podle právního základu i konkrétního dokumentu.
Jak podat žádost nebo stížnost?
Ve věcech týkajících se vašich údajů můžete napsat na [email protected] nebo zaslat dopis správci. Pomůže, když uvedete použitý formulář a přibližné datum kontaktu. Ověření totožnosti musí být přiměřené: kopie dokladu totožnosti se běžně nevyžaduje a při odůvodněných pochybnostech lze požádat o další informace.
Odpověď poskytujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. U složitých nebo četných žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás informujeme během prvního měsíce. Zamítnutí žádosti je třeba odůvodnit. Stížnost můžete podat předsedovi polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO) na adrese ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; předchozí kontakt se ZEGGER není podmínkou podání stížnosti.
Ochrana údajů a aktualizace informací
Správce by měl volit technická a organizační opatření podle rizika, druhu údajů a způsobu jejich používání. Jinou ochranu vyžaduje krátká kontaktní zpráva a jinou životopis nebo projektová dokumentace obsahující údaje o mnoha osobách. Nezbytné je omezit přístup, kontrolovat oprávnění, bezpečně údaje ukládat a mazat a postupovat při jejich porušení zabezpečení.
Toto informační sdělení je třeba aktualizovat, pokud se změní účel, právní základ, poskytovatel, doba uchovávání nebo fungování formuláře.